IV.LES UTILISATIONS DES FINANCEMENTS

 

1. Les modes d’utilisation des financements

Chaque engagement de dépense de l’association justifie la fourniture de PIECE JUSIFICATIVE en bonne et due forme notamment : L’identité du fournisseur et celle du bénéficiaire;La date de livraison;

Le numéro d’indentification fiscale (NIF) et le numéro statistique du fournisseur, essentiellement pour toute dépense supérieure ou égale à 100 000 Ariary;

L’adresse physique du fournisseur;La nature, la quantité et les prix unitaire et total des articles fournis;

Les coordonnées de contact du fournisseur;

Le cachet de service du fournisseur;La mention de PAYE et LIVRE;

Les signatures du fournisseur et du bénéficiaire.

Tout investissement prévu du SPV SAHYA et de ses centres d’un montant supérieur ou égal à 100 000 Ariary fait l’objet de présentation obligatoire de trois factures proforma, dans le but de préserver la qualité-prix de chaque article et de l’équité de tout achat.

Chaque utilisation de financement non justifiée annule systématiquement toute possibilité suivante d’engagement d’autres dépenses par les centres concernés, pouvant amener jusqu’à son exclusion de l’association.

La remise des pièces justificatives par les utilisateurs de financement ne peut excéder les quinze jours suivant les dépenses réalisées, sous peine de devoir rembourser la somme utilisée à l’association.

 

1.1. SPV SAHYA central

L’association SPV SAHYA dispose d’un plan de travail annuel (PTA) budgétisé conformément aux activités qui lui sont attribuées dans le statut de l’association sur un canevas dédié à cet effet.

Chaque allocation de fonds exige une requête et un budget assortis au PTA établi et validé à chaque échéance par le comité technico-financier de validation du SPV SAHYA.

Toute sortie d’argent effectuée et non planifiée fait l’objet d’un engagement de dépenses non justifié passible de sanction définie a posteriori par l’association, au nom des centres SPV.

Tout investissement non défini dans le PTA mais qui représente une grande utilité pour l’association nécessite un mémorandum approuvé par le comité technico-financier de l’association.

 

1.2. Centres SPV

Chaque centre SPV dispose d’un plan de travail annuel (PTA) établi par équipe.Chaque engagement de dépenses à réaliser exige une requête et un budget conformes à la ligne budgétaire établie au PTA et validé par le comité technico-financier de validation de l’association.

Toute sortie d’argent non planifiée fait l’objet d’un engagement de dépenses à étudier et à valider par le comité responsable de l’association, moyennant un mémorandum.Le non respect de la procédure de gestion budgétaire en vigueur est passible de sanction prononcée par le bureau exécutif pouvant aller jusqu’à l’exclusion du centre concerné de l’association nationale avec toutes les conséquences que la décision implique telles que :

La notification écrite sous forme de procès verbal de la constatation des faits.La remise dans un meilleur délai (moins de sept jours) des propriétés de l’association au central.

L’interdiction d’user du nom du SPV par le centre exclu sous aucun prétexte, sous réserve de poursuite judiciaire.

Le changement d’appellation de l’ex centre SPV dans le meilleur délai (inférieur à sept jours).

 

2. Les différentes sortes d’utilisation des fonds

 

2.1. Les animations

Les animations organisées et vécues par les membres du SPV SAHYA relèvent du guide d’animation adressé périodiquement par le SPV international et cadrent ainsi dans la recherche de la progression de la spiritualité de ses membres.Seules les animations propres au SPV et transcrites dans le PTA des centres SPV sont financées par le SPV SAHYA.

 

2.2. Les réunions

Les réunions périodiques et extraordinaires convoquées par le président de l’association font l’objet de financement pris en charge par le SPV SAHYA.Les frais de carburant, les frais de déplacement, les fournitures de bureau, la location de salle, les frais de restauration durant la tenue de la réunion ainsi que les autres frais imprévus y afférents occasionnés par les membres et validés par le comité responsable sont pris en charge par l’association SPV SAHYA.

 

2.3. Le camp annuel de l’avenir

La participation au camp annuel de l’avenir est une obligation à tous les centres SPV et à tous leurs membres sans exception pour le développement commun de la spiritualité.Les frais à engager pour la tenue annuelle du camp de l’avenir sont en totalité cofinancés, et par l’association nationale et par les centres SPV sur la base de termes de référence établis à l’occasion.

 

2.4. La récollection

Deux récollections annuelles sont à organiser et dont les frais de dépenses sont couverts par l’association dans le but de solliciter ses membres à observer leur cheminement vers Dieu.La première est organisée par le centre intéressé, au profit de ses membres.La deuxième est mise en oeuvre par le bureau national exécutif avec le responsable régional.Les frais y liés sont pris en charge par le SPV SAHYA après la requête soumise et validée par le comité technico-financier.

 

2.5. La retraite annuelle

Une séance de retraite annuelle de trois jours est planifiée pour les membres désireux d’approfondir leur relation personnelle et amoureuse avec Dieu.Les frais y relatifs sont pris en charge par le SPV SAHYA après la requête soumise et validée au préalable par le comité technico-financier.

 

2.6. Les investissements de l’association

Les investissements du SPV SAHYA recouvrent les besoins en nouvelles technologies des informations et de la communication (NTIC), en mobiliers, en véhicule et en location de local utiles à la bonne marche de l’association et à son développement.Tout investissement du SPV SAHYA et de ses centres d’un montant supérieur ou égal à 100 000 Ariary fait l’objet de présentation obligatoire de trois factures proforma, dans le but de préserver la qualité-prix de chaque article et de l’équité de tout achat

 

.2.6.1. Les investissements pour l’exécutif national

Tous les investissements nécessaires au bureau exécutif et obligatoirement planifiés et validés à l’avance dans son PTA sont en totalité pris en charge par l’association et demeureront les propriétés de l’association.

 

2.6.2. Les centres SPV

Les investissements planifiés et validés des centres SPV sont en partie ou en totalité couverts par l’association dans la limite de ses possibilités.

 

2.7. Le fonctionnement du SPV SAHYA

Toutes les dépenses nécessaires au fonctionnement du siège du SPV SAHYA sont totalement prises en charge par l’association telles que décrites dans les lignes budgétaires de la grille de gestion de budget.Elles sont liées :

A l’eau et l’électricitéAux rémunérationsAux crédits de téléphoneAux diverses indemnités de fonctionnement

 

2.8. Les formations

 

2.8.1. Centres SPV

Chaque centre SPV peut organiser des formations propres à développer les compétences spirituelles et à la vie de ses membres dont les termes de référence sont à valider par le comité responsable.Les besoins identifiés de formation des centres SPV sont à acheminer au niveau central pour être validés conformément à la spiritualité du SPV.Les frais alloués aux formations souhaitées et validées sont à partager entre le SPV SAHYA et le centre concerné.

 

2.8.2. Bureau exécutif

Toute formation qui vise à augmenter les compétences spirituelles des membres du bureau exécutif du SPV SAHYA est entièrement prise en charge par l’association, sauf pour quelques exceptions que sont : Les frais de déplacement pour des assemblées du SPV à l’international si le soutien du SPV international fait défaut ou se trouve insuffisant.Les différents frais nécessaires à la réalisation des formations qui ne sont pas à visée spirituelle.