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MANUEL DE PROCEDUREGESTION FINANCIERE
Sampana miAHY ny Aina(Service de Préparation à la Vie)
PREFACE
Le SPV ou Service de Préparation à la Vie est une association internationale de mouvement de la jeunesse.
Une équipe SPV (Service de Préparation à la Vie) est une communauté de vie fraternelle et solidaire, lieu d’approfondissement de sa foi et d’engagement significatif pour une vie heureuse dans la dignité, la vérité et la justice.
Le SPV cherche à former des femmes et des hommes debout qui choisissent la vie, la communion et l’engagement pour une société où tous seront reconnus et pourront s’épanouir.Pour réaliser cet objectif, le SPV choisit de vivre les fidélités décrites dans les Actes des Apôtres 2,42-47:
Relecture de la Parole de Dieu dans notre temps et notre espace;
Relation personnelle à Dieu et communautaire;
Célébration de cette vie de foi, d’espérance et d’amour partagée ensemble;
Communion et solidarité dans la fraternité, la dignité et la liberté;
Engagement avec les exclus, les marginalisés et les appauvris du milieu et ouverture sur le monde.
Ainsi les membres du SPV s’engagent à vivre la spiritualité conforme à cet objectif du SPV, afin de contribuer à l’extension du Royaume de Dieu dès ici bas en rassemblant des femmes et des hommes déterminés à suivre les pas de Jésus notre Sauveur.
STRUCTURE DU SPV SAHYA
I. La région
Les équipes sont regroupées en région selon un secteur ou un territoire donné.Un ou une responsable de région est nommé-e pour assurer l’animation et l’intégrité des objectifs du SPV ainsi que le leadership et la solidarité au sein de la communauté régionale.
Il-elle partage cette responsabilité avec :
 le conseil de région formé de tous les responsables des équipes SPV (président-e-s et PTR);
 l’exécutif régional : équipe mandatée par le conseil pour réaliser les projets et les objectifs de la région.
II. L’équipe
Le SPV regroupe des jeunes et des adultes qui acceptent de former une communauté de vie à la couleur de celle des premiers chrétiens (Actes des Apôtres 2,42-47).
Dans son fonctionnement, le SPV favorise beaucoup de souplesse pour permettre aux équipes et aux régions de s’adapter à leur milieu de vie.
Chaque équipe
- communauté de vie
- est formée d’un nombre indéterminé de membres (de 2 à 20 membres, habituellement de 8 à 12 membres) regroupés en équipes juniors (de 10 à 13 ans) et en équipes seniors (de 14 ans à l’âge adulte).
Les équipes SPV se réunissent préférablement toutes les semaines pour assurer l’appartenance à la communauté et la continuité de l’engagement et de la réflexion.
L’équipe dispose d’outils d’animation lui permettant d’approfondir le thème de l’année, de partager le vécu
de ses membres, de mettre sur pied d’autres projets et de s’engager dans son milieu
.Les responsables de l’équipe sont le président ou la présidente, qui assume la responsabilité de l’animation, et la personne
-témoin-ressource (PTR) qui accompagne l’équipe et chacun des membres dans son cheminement.
III. Les activités
Le SPV offre également des activités visant à assurer une présence et une animation dynamique aux équipes et aux personnes, et ce, tant au niveau régional (rencontres, visites, etc.) que général (sessions de ressourcement, rencontres des responsables d’équipes, visites d’équipes et de régions).
VIVONS DEBOUT
IV. Organigramme
Président d’honneur
Responsable régional
Assemblée générale
Conseil régional
Bureau exécutif
Assemblée générale de chaque équipe
Bureau de chaque équipe
GESTION FINANCIERE
I. LE COMPTE BANCAIRE DE L’ASSOCIATION
Un compte bancaire est ouvert au nom de l’association SPV SAHYA.
Il contient constamment un fond de caisse minimum de 200 000 Ariary.
1. Les rentrées d’argent
Chaque rentrée d’argent constitue un versement obligatoire au compte de l’association.Toutes les pièces de versement sont gardées par le trésorier de l’association.Leurs copies sont gardées par le secrétaire financier de l’association.
2. Les sorties d’argent
Chaque sortie d’argent de l’association est précédée d’une requête validée par le comité technico-financier de validation, pour confirmer qu’il s’agit d’une activité en conformité avec la spiritualité SPV.
Chaque sortie d’argent de l’association est cosignée par deux personnes sur trois habilitées à cet effet, que soient:
Le président et le trésorier
Le trésorier et le secrétaire financier
Le président et le secrétaire financier
II.LE REPORT
Le montant du report est à remplir sur la colonne réservée à cet effet de la grille de gestion budgétaire à chaque fin d’année fiscale en cours, s’étalant de JANVIER à DECEMBRE.Le report annuel du budget du SPV SAHYA de l’année précédente sur l’année suivante est transcrit dans la colonne du REPORT de la grille de gestion de budget, à chaque début d’année.
Il est à inclure dans le total des financements annuels de l’année en cours et se trouve ainsi cumulé aux financements mensuels effectifs à chaque fin d’année.
III. LES SOURCES DE FINANCEMENT
1. Enregistrement des financements
Toutes les rentrées d’argent de l’association sont enregistrées instantanément dès leur perception sur un bon de réception et sur la grille, appuyées par les justificatifs y afférents et versées immédiatement au compte de l’association.Le trésorier de l’association garde les originales des pièces d’entrée et de versement de financement de l’association.Le secrétaire financier et le président de l’association en détiennent les doubles.Le total de chaque financement mensuel est lisible sur les colonnes mensuelles de la synthèse de la grille.
2. Les sources de financementsSont appelés financements de l’association ceux qui suivent:
2.1. Les subventions de CANADA
Une subvention annuelle d’un montant déterminé par le SPV international de Canada est versée au compte de l’association SPV SAHYA. Elle est strictement utilisée aux fins prédéfinies par le SPV international.
2.1.1. Animations
Une partie des subventions de Canada est consacrée aux animations propres à la progression de la spiritualité des membres du SPV SAHYA.
2.1.2. Camps annuels
Une autre partie des subventions de Canada est dédiée à la réalisation du camp annuel de l’avenir du SPV SAHYA où tous les centres SPV doivent participer.
2.1.3. Construction d’infrastructures de l’association
Les subventions consacrées à la construction des infrastructures du SPV SAHYA sont entièrement engagées à cet effet.Elles en sont pour le siège national, et pour les bâtiments appropriés au fonctionnement de chaque centre SPV.
2.2. L’autofinancement de l’association
2.2.1. Cotisations
Centres
Une cotisation annuelle des centres du SPV SAHYA en vue de contribuer à la tenue du camp annuel de l’avenir est à verser au compte de l’association, durant le premier semestre de l’année fiscale, n’excédant pas la date du 30 juin de l’année en cours.
Le montant de la cotisation annuelle de chaque centre est de……………….Ariary (…………………).
Membres
Une cotisation semestrielle des membres est à verser deux fois par an, avant le 30 juin et le 31 décembre de l’année en cours, aux caisses des centres et dont le premier versement est consacré à la contribution des centres à la réalisation du camp annuel de l’avenir.Seul le canevas dédié à relever les cotisations des membres, fourni et commun aux centres SPV est à utiliser à cet effet.
Le montant de la cotisation semestrielle par membre SPV SAHYA est de ………….Ariary (…………………).
NB:
Chaque centre qui n’a pas acquitté son dû à l’association avant la date du 30 juin de l’année en cours ne participera pas au camp de l’avenir, conformément à la vie de communion exigée par la spiritualité en vigueur du SPV.Le centre qui n’a pas participé deux fois successives au camp de l’avenir est officiellement radié de l’association SPV SAHYA, selon une notification écrite y relative.Chaque centre se doit de déclarer leurs cotisations annuelles réalisées au SPV SAHYA avant le 31 décembre de l’année en cours, au moyen du reçu de cotisation fourni et commun à tous les centres SPV de l’association SPV SAHYA.
2.2.2. Activités génératrices de revenu (AGR) ou subventions propres à chaque centre
Chaque centre SPV exerce une ou plusieurs activités génératrices de revenu et/ou obtient des subventions propres à répondre aux besoins de fonctionnement et d’investissement locaux.Un canevas de gestion budgétaire approuvé au préalable par le comité technico-financier de validation du SPV SAHYA est disponible et utilisé par centre, afin de préserver la transparence de tous les mouvements de fonds dans le but de respecter la spiritualité du SPV.
Toute gestion budgétaire non conforme à la spiritualité du SPV exige l’intervention de l’audit, après constatation des faits traduits en procès verbal.De l’issue de chaque travail d’audit dépendra la décision prise pour la mise en exclusion du centre ciblé ou l’adoption de mesure correctrice de la gestion budgétaire du centre SPV concerné.
Toute conclusion d’audit de centre SPV audité est archivée au niveau central et dont le centre en question détient une copie.Chaque exclusion ou mesure correctrice prise à l’endroit d’un centre SPV audité est notifiée et diffusée à tous les centres SPV.
Chaque centre devenu exclu de l’association SPV SAHYA des suites de la non-conformité de sa gestion budgétaire à la spiritualité du SPV SAHYA se doit de changer de nom, n’étant plus permis d’user le nom du SPV dans le meilleur délai (durée inférieure à sept jours) sous peine d’être passible de poursuite judiciaire.Toutes les propriétés de l’association SPV SAHYA lui reviennent de droit par conséquent et sont notifiées par écrit lors de la passation.
2.2.3. Financement continu
Est appelé financement continu de l’association SPV SAHYA toute ressource d’argent relatée dans une convention de financement continu cosignée par les parties prenantes et destinée à faire fonctionner l’association SPV SAHYA sur une période indéterminée.
2.3. Autres subventions
2.3.1. Dons de l’Etat
Les dons de l’Etat valorisés à leurs justes coûts représentent toutes les subventions et les dons physiques destinés à soutenir les activités du SPV SAHYA, provenant soit du gouvernement malgache soit de ses institutions.Les dons physiques offerts sont répertoriés auprès de l’unité logistique de l’association. Les subventions sont déclarées dans la grille de gestion de budget du SPV SAHYA.Chaque donateur perçoit un bon de réception attestant la livraison du don physique ou le versement de subvention offerte à l’association.
2.3.2. Autres dons
Les autres dons définissent tout appui financier et/ou autre faits par les bienfaiteurs internationaux et nationaux de l’association.Ils représentent tous les fonds proposés en vue d’un projet de court terme (moins d’une année) et toutes les offres physiques ou d’engagement suggérés par les donateurs.Ils sont enregistrés à leurs justes valeurs dans la grille de budget jusqu’à l’échéance de leur épuisement.Chaque donateur perçoit un bon de réception attestant la livraison du don physique ou le versement de subvention offerte à l’association.
2.3.3. Parrainage
Le parrainage regroupe tous les fonds consacrés à faire fonctionner le SPV SAHYA en provenance des parrains reconnus et répertoriés par l’association, sur une période indéterminée dans le cadre d’un appui continu.Tous les fonds obtenus dans le cadre d’un parrainage sont utilisés aux fins prédéfinies et écrites d’un commun accord et cosignées avec les parrains.Ils sont enregistrés dans la grille de gestion budgétaire de l’association.Chaque vague de fonds perçue fait l’objet d’un bon de réception.
2.3.4. Financement par partenariat
Est appelé financement en partenariat avec l’association SPV SAHYA toute ressource d’argent relatée dans une convention de partenariat (Memorandum of Understanding ) couvrant soit un projet de 2 à 3 ans de mise en oeuvre, soit un programme d’au moins 5 années de mise en oeuvre.
2.4. Levées de fond
Des activités de levée de fonds sont éventuellement organisées par l’association afin de pallier aux manques préalablement évalués et chiffrés correspondant aux besoins réels de l’association ou des centres SPV.Toute décision de mise en oeuvre de système de levée de fonds au nom du SPV exige l’approbation écrite et préalable du comité technico-financier de validation de l’association.
Le non respect vérifié de cette procédure amène à l’exclusion du centre concerné et est notifié et porté à la connaissance des membres de SPV SAHYA au bout d’une durée de moins de sept jours.Par conséquent, les propriétés du SPV SAHYA utilisées par le centre ciblé lui reviennent de droit et sont notifiées par écrit au cours de la passation.
2.4.1. Opérations
Des opérations qui visent à recueillir du fonds sont éventuellement tenues afin de subvenir aux besoins prédéterminés et chiffrés de l’association ou des centres SPV.Tous les centres SPV participent à la réalisation et à l’aboutissement des opérations organisées d’un commun accord pour l’association SPV SAHYA.
2.4.2. Evènements
Des parutions publiques ou d’autres évènements sociaux (culturel, sportif…) sont tenus dans le but de rassembler des fonds dont l’association et/ou les centres SPV ou une population nécessiteuse ciblée sont bénéficiaires.Toute la procédure de mise en situation de ces évènements est supervisée par le comité central de validation de l’association jusqu’à son achèvement.
2.4.3. Quêtes
Des quêtes dont l’utilisation finale souhaitée par l’association ou par les centres SPV est prédéfinie, sont organisées à des occasions particulières de l’année pour répondre à certaines demandes locales de population démunie.Elles sont toutefois enregistrées dans la grille de gestion de budget SPV SAHYA jusqu’à l’échéance de leur utilisation finale.Un bon de réception est signé par le bénéficiaire à chaque don réalisé et l’association en garde le double.
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